Sơ đồ tổ chức

PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ

 

 

I. CHỨC NĂNG

Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty trong các lĩnh vực, nội dung sau:

  • Công tác hành chính quản trị – tổng hợp, văn thư - lưu trữ.
  • Tổ chức nhân sự và đào tạo.
  • Công tác lao động và tiền lương.
  • Thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
  • Quản lý công tác bảo vệ.
  • Quản lý công tác vệ sinh môi trường, tạp vụ.
  • Công tác xây dựng cơ bản.
  • Hồ sơ nhân viên.
  • Hồ sơ pháp lý.

 

II. NHIỆM VỤ

1. Công tác văn phòng

  • Thực hiện công tác hành chính, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Soạn thảo văn bản, trình ký các văn bản và chịu trách nhiệm về giá trị pháp lý của các văn bản đó.
  • Thực hiện công tác văn thư, nhận công văn đi đến, mở sổ theo dõi, lưu trữ, photo và phát hành công văn đến các Phòng, Bộ phận, các Ban quản lý các dự án, khách hàng theo đúng thời gian quy định.
  • Theo dõi, quản lý văn phòng phẩm tại Công ty và các dự án.
  • Soạn thảo, quản lý, cung cấp các biểu mẫu hành chánh phục vụ cho công tác quản lý vận hành tại các dự án.
  • Giám sát, hỗ trợ chuyên môn ban quản lý các dự án trong công tác triển khai thực hiện quy trình quản lý vận hành theo quy định của công ty.
  • Quản lý và hướng dẫn các bộ phận khác sử dụng phần mềm quản lý.
  • Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban trong công ty.
  • Cấp giấy phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu, sao y văn bản theo yêu cầu.
  • Công tác hành chính, lễ tân, khánh tiết tổ chức hội nghị và các sự kiện của công ty.
  • Đầu mối giao tiếp với khách đến làm việc, thăm hỏi, ốm đau, hiếu hỷ.
  • Theo dõi trang thiết bị, công cụ dụng cụ tại Công ty và các dự án.
  • Theo dõi hồ sơ pháp lý của công ty.

 

2. Công tác tổ chức, chế độ chính sách

  • Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao động.
  • Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định và quy chế công ty.
  • Thực hiện các báo cáo chuyên đề về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương.
  • Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ, chính sách đối với người lao động: tuyển dụng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, hưu trí, thôi việc…
  • Theo dõi công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật của công ty.
  • Hồ sơ nhân viên: Theo dõi, quản lý hồ sơ cán bộ. Lưu giữ và bổ sung hồ sơ nhân viên kịp thời, chính xác.
  • Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng cao tay nghề cho người lao động.
  • Theo dõi nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể.

 

3. Công tác khác

Thực hiện các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.

PHÒNG KẾ TOÁN

 

 

I. CHỨC NĂNG

  • Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty trong các lĩnh vực, nội dung sau:
  • Công tác tài chính.
  • Công tác kế toán.
  • Công tác kiểm toán nội bộ.
  • Công tác quản lý tài sản.
  • Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế.
  • Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty, các dự án.
  • Quản lý vốn, tài sản của Công ty, các dự án.
  • Tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn Công ty.

 

II. NHIỆM VỤ

  • Tổ chức thực hiện công tác kế toán của Công ty và các dự án theo quy định của pháp luật hiện hành.
  • Thực hiện các quy định mới về công tác kế toán Công ty và các dự án, lưu trữ các văn bản, tài liệu công văn liên quan.
  • Xây dựng quy chế quản lý quản lý tài chính của Công ty, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện quy chế, đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm của Công ty và các dự án phù hợp với yêu cầu kinh doanh.
  • Thực hiện các công tác và báo cáo liên quan nghiệp vụ thuế.
  • Tổ chức hạch toán, thống kê kế toán, phản ánh chính xác, đầy đủ các số liệu, tình hình luân chuyển vốn trong kinh doanh của Công ty và các dự án.
  • Kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ cho các bộ phận kế toán tại các dự án, kiểm tra việc thanh quyết toán các dự án, hợp đồng kinh tế, thanh toán thu hồi công nợ của Công ty.
  • Đôn đốc, kiểm tra việc chấp hành chế độ báo cáo kế toán thống kê của các dự án, thực hiện báo cáo các cơ quan hữu quan khi có yêu cầu.
  • Định kỳ thực hiện công tác báo cáo tài chính, kiểm kê, đánh giá tài sản trong Công ty, kiến nghị thanh lý tài sản vật tư tồn đọng, kém chất lượng, không có nhu cầu sử dụng.
  • Kiểm soát công tác mua sắm tài sản, công cụ dụng cụ, chi tiêu nội bộ theo quy định của công ty.
  • Phối hợp với các phòng chức năng khác về việc khai thác, sử dụng các tài sản, công cụ dụng cụ của Công ty và các dự án một cách có hiệu quả nhất.
  • Bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu, …thuộc công việc của phòng theo đúng quy định.
  • Phân tích tài chính theo định kỳ và đột xuất.
  • Soạn thảo, xây dựng, đề xuất các bước cải tiến quy trình tác nghiệp. Phối hợp các phòng liên quan xây dựng, triển khai văn bản nghiệp vụ mới, nghiên cứu cải tiến, bổ sung hoàn thiện quy trình hạch toán nghiệp vụ kế toán, quản lý tài chính.
  • Thực hiện các công tác kho quỹ.
  • Tổng hợp các báo cáo tài chính, kế toán tại Công ty và các dự án.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.

PHÒNG KỸ THUẬT

 

 

I. CHỨC NĂNG

Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty trong các lĩnh vực, nội dung sau:

  • Xây dựng, quản lý quy trình vận hành hệ thống kỹ thuật tại các dự án.
  • Xây dựng và quản lý quy trình bảo trì bảo dưỡng sửa chữa định kỳ, phát sinh tại các dự án.
  • Quản lý vật tư, thiết bị tại Công ty và tại các dự án.
  • Quản lý an toàn, PCCC, lao động, vệ sinh môi trường tại các dự án.
  • Tham mưu, đề xuất lãnh đạo công ty ký ban hành các quy định về công tác quản lý kỹ thuật tại các dự án.

 

II. NHIỆM VỤ

  • Xây dựng kế hoạch vận hành và bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật tại các dự án.
  • Lên kế hoạch hoạt động cho Bộ phận kỹ thuật Công ty và các dự án, hướng dẫn kỹ thuật cho các hoạt động vận hành và bảo dưỡng theo đúng khuyến cáo của nhà sản xuất.
  • Lên kế hoạch nghiệm thu, bàn giao các hạng mục sửa chữa, thay mới... liên quan đến các hệ thống kỹ thuật của các dự án.
  • Giám sát việc thiết lập và duy trì các hồ sơ lý lịch máy, qui trình vận hành hệ thống hệ thống kỹ thuật tại các dự án.
  • Giám sát và hỗ trợ các bộ phận trong việc thực hiện quy trình quản lý kỹ thuật tại các dự án.
  • Tổ chức, quản lý bộ phận bảo trì, sửa chữa hệ thống kỹ thuật tại Công ty.
  • Báo cáo định kỳ việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
  • Bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu, … thuộc công việc của phòng theo đúng quy định.
  • Tổ chức các buổi đào tạo chuyên môn, huấn luyện kỹ thuật nâng cao tay nghề cho nhân viên kỹ thuật.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.

PHÒNG KINH DOANH – TIẾP THỊ

 

 

I. CHỨC NĂNG

Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty trong các lĩnh vực, nội dung sau:

  • Hình ảnh của Công ty.
  • Định vị thương hiệu của Công ty.
  • Công tác tiếp thị kinh doanh.
  • Phát triển thị trường, phát triển thương hiệu.

 

II. NHIỆM VỤ

  • Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu.
  • Công tác nghiên cứu và tổng hợp từ các nguồn thông tin thị trường;
  • Khảo sát khách hàng tiềm năng.
  • Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu.
  • Lập kế hoạch marketing hỗn hợp, nghiên cứu thị trường nhằm đảm bảo mục tiêu đề ra về tổng hợp và khai thác thông tin. Trên cơ sở đề xuất kế hoạch hành động cho từng giai đoạn phát triển của Công ty.
  • Thực hiện công tác tổng hợp nghiên cứu thị trường, đánh giá hiệu quả của các sản phẩm thị trường, loại hình dịch vụ,
  • Thực hiện chiến lược phát triển thị trường, phát triển thương hiệu của Công ty.
  • Quản lý và giám sát công tác in ấn, xuất bản mọi tài liệu liên quan đến marketing, nhằm đảm bảo thống nhất theo quy chuẩn về thiết kế thương hiệu của Công ty.
  • Phân phối các ấn phẩm quảng cáo và truyền thông để quảng bá hoạt động của Công ty cũng như cung cấp và định hướng thông tin cho công chúng.
  • Các chiến dịch truyền thông và quảng bá thương hiệu nhằm khuyếch trương hình ảnh Công ty.
  • Xây dựng và tổ chức các sự kiện thu hút sự chú ý của khách hàng, đối tác và cộng đồng.
  • Quản lý và lưu giữ tranh ảnh, tài liệu cũng như các bộ phim, video về hoạt động của Công ty nhằm đưa ra được bức tranh về hoạt động của Công ty.
  • Xây dựng, duy trì và phát triển văn hóa Công ty, tổ chức sự kiện Công ty, xây dựng phong trào tập thể nhằm nâng cao tinh thần sáng tạo, đoàn kết và chia sẻ của toàn bộ các thành viên trong Công ty.
  • Tổ chức hệ thống thông tin nội bộ nhằm cập nhật tình hình hoạt động của các phòng ban và xây dựng hình ảnh công ty tới tất cả các cán bộ nhân viên trong Công ty;
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.

PHÒNG ĐÀO TẠO

 

 

I. CHỨC NĂNG

  • Tham mưu, quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện các công việc trong lĩnh vực đào tạo, hợp tác và phát triển, đảm bảo chất lượng giáo dục của công ty.
  • Hỗ trợ hợp tác với các đơn vị ngoài công ty để phối hợp tổ chức đào tạo học viên.
  • Lên kế hoạch, chương trình, học liệu, tổ chức giảng dạy và xây dựng lịch trình đào tạo tại công ty.

 

II. NHIỆM VỤ

  • Tổ chức khai giảng các khóa đào tạo kỹ thuật viên định kỳ
  • Hỗ trợ truyền thông các khóa học cũng như chương trình học đến các đối tượng tiềm năng.
  • Tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển sinh, hướng dẫn học viên quy trình làm thủ tục, đăng ký khóa đào tạo.
  • Phối hợp các đơn vị liên quan công tác chuẩn bị, giảng dạy cũng như thi cử.
  • Đề xuất và triển khai các kế hoạch đào tạo nhằm đảm bảo chất lượng đào tạo
  • Tư vấn hỗ trợ học viên trong quá trình học, thi cử, đánh giá kết quả và cấp chứng chỉ.
  • Bảo quản lưu trữ hồ sơ học viên theo đúng yêu cầu.
  • Tổ chức tập huấn, đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn cho các nhân viên công ty.
  • Phát triển mối quan hệ hợp tác với các đơn vị liên kết. Khai thác hiệu quả quan hệ hợp tác với các cơ sở đào tạo.
  • Tổng hợp các báo cáo tuyển sinh, báo cáo công tác dạy và học cuối kỳ.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty.

PHÒNG QUẢN LÝ VÀ PHÁT TRIỂN DỰ ÁN

 

 

I. CHỨC NĂNG

Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty trong các lĩnh vực, nội dung sau:

  • Tư vấn và hỗ trợ khách hàng trong các công việc liên quan đến công tác quản lý vận hành.
  • Quản lý công việc của Ban quản lý các dự án.
  • Xây dựng quy trình quản lý toà nhà theo các hệ thống chuẩn mực.
  • Nguyên cứu, chỉnh lý, sửa đổi các quy trình quản lý cho phù hợp theo từng dự án.
  • Lập kế hoạch quản lý, dự toán ngân sách, tham gia công tác đấu thầu tại các dự án.

 

II. NHIỆM VỤ

  • Cung cấp quy trình quản lý, biểu mẫu và hướng dẫn cho các Ban quản lý dự án áp dụng vào công tác quản lý tòa nhà.
  • Tham gia tác nghiệp tại dự án trong thời gian đầu tiếp nhận hoặc cần thiết theo từng thời điểm.
  • Tổ chức huấn luyện và đào tạo nghiệp vụ quản lý cho nhân viên thuộc các Ban quản lý dự án.
  • Tổ chức và quản lý công việc của Ban quản lý tại các dự án.
  • Quản lý các hợp đồng và chất lượng dịch vụ của các nhà thầu phụ thuê ngoài: máy phát điện, thang máy, bảo vệ, vệ sinh, diệt côn trùng …. tại các dự án.
  • Giám sát các ban quản lý dự án trong việc đảm bảo quản lý vận hành dự án theo đúng quy trình quản lý đã ban hành và hợp đồng đã ký kết với khách hàng.
  • Tuyển chọn, cung cấp nhân sự theo yêu cầu tại các Ban quản lý dự án.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám đốc giao.

PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ

I. CHỨC NĂNG

Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty trong các lĩnh vực, nội dung sau:

  • Công tác hành chính quản trị – tổng hợp, văn thư - lưu trữ.
  • Tổ chức nhân sự và đào tạo.
  • Công tác lao động và tiền lương.
  • Thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
  • Quản lý công tác bảo vệ.
  • Quản lý công tác vệ sinh môi trường, tạp vụ.
  • Công tác xây dựng cơ bản.
  • Hồ sơ nhân viên.
  • Hồ sơ pháp lý.

 

II. NHIỆM VỤ

1. Công tác văn phòng

  • Thực hiện công tác hành chính, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Soạn thảo văn bản, trình ký các văn bản và chịu trách nhiệm về giá trị pháp lý của các văn bản đó.
  • Thực hiện công tác văn thư, nhận công văn đi đến, mở sổ theo dõi, lưu trữ, photo và phát hành công văn đến các Phòng, Bộ phận, các Ban quản lý các dự án, khách hàng theo đúng thời gian quy định.
  • Theo dõi, quản lý văn phòng phẩm tại Công ty và các dự án.
  • Soạn thảo, quản lý, cung cấp các biểu mẫu hành chánh phục vụ cho công tác quản lý vận hành tại các dự án.
  • Giám sát, hỗ trợ chuyên môn ban quản lý các dự án trong công tác triển khai thực hiện quy trình quản lý vận hành theo quy định của công ty.
  • Quản lý và hướng dẫn các bộ phận khác sử dụng phần mềm quản lý.
  • Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban trong công ty.
  • Cấp giấy phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu, sao y văn bản theo yêu cầu.
  • Công tác hành chính, lễ tân, khánh tiết tổ chức hội nghị và các sự kiện của công ty.
  • Đầu mối giao tiếp với khách đến làm việc, thăm hỏi, ốm đau, hiếu hỷ.
  • Theo dõi trang thiết bị, công cụ dụng cụ tại Công ty và các dự án.
  • Theo dõi hồ sơ pháp lý của công ty.

 

2. Công tác tổ chức, chế độ chính sách

  • Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao động.
  • Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định và quy chế công ty.
  • Thực hiện các báo cáo chuyên đề về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương.
  • Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ, chính sách đối với người lao động: tuyển dụng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, hưu trí, thôi việc…
  • Theo dõi công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật của công ty.
  • Hồ sơ nhân viên: Theo dõi, quản lý hồ sơ cán bộ. Lưu giữ và bổ sung hồ sơ nhân viên kịp thời, chính xác.
  • Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng cao tay nghề cho người lao động.
  • Theo dõi nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể.

 

3. Công tác khác

Thực hiện các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.

PHÒNG KẾ TOÁN

I. CHỨC NĂNG

  • Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty trong các lĩnh vực, nội dung sau:
  • Công tác tài chính.
  • Công tác kế toán.
  • Công tác kiểm toán nội bộ.
  • Công tác quản lý tài sản.
  • Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế.
  • Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty, các dự án.
  • Quản lý vốn, tài sản của Công ty, các dự án.
  • Tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn Công ty.

 

II. NHIỆM VỤ

  • Tổ chức thực hiện công tác kế toán của Công ty và các dự án theo quy định của pháp luật hiện hành.
  • Thực hiện các quy định mới về công tác kế toán Công ty và các dự án, lưu trữ các văn bản, tài liệu công văn liên quan.
  • Xây dựng quy chế quản lý quản lý tài chính của Công ty, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện quy chế, đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm của Công ty và các dự án phù hợp với yêu cầu kinh doanh.
  • Thực hiện các công tác và báo cáo liên quan nghiệp vụ thuế.
  • Tổ chức hạch toán, thống kê kế toán, phản ánh chính xác, đầy đủ các số liệu, tình hình luân chuyển vốn trong kinh doanh của Công ty và các dự án.
  • Kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ cho các bộ phận kế toán tại các dự án, kiểm tra việc thanh quyết toán các dự án, hợp đồng kinh tế, thanh toán thu hồi công nợ của Công ty.
  • Đôn đốc, kiểm tra việc chấp hành chế độ báo cáo kế toán thống kê của các dự án, thực hiện báo cáo các cơ quan hữu quan khi có yêu cầu.
  • Định kỳ thực hiện công tác báo cáo tài chính, kiểm kê, đánh giá tài sản trong Công ty, kiến nghị thanh lý tài sản vật tư tồn đọng, kém chất lượng, không có nhu cầu sử dụng.
  • Kiểm soát công tác mua sắm tài sản, công cụ dụng cụ, chi tiêu nội bộ theo quy định của công ty.
  • Phối hợp với các phòng chức năng khác về việc khai thác, sử dụng các tài sản, công cụ dụng cụ của Công ty và các dự án một cách có hiệu quả nhất.
  • Bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu, …thuộc công việc của phòng theo đúng quy định.
  • Phân tích tài chính theo định kỳ và đột xuất.
  • Soạn thảo, xây dựng, đề xuất các bước cải tiến quy trình tác nghiệp. Phối hợp các phòng liên quan xây dựng, triển khai văn bản nghiệp vụ mới, nghiên cứu cải tiến, bổ sung hoàn thiện quy trình hạch toán nghiệp vụ kế toán, quản lý tài chính.
  • Thực hiện các công tác kho quỹ.
  • Tổng hợp các báo cáo tài chính, kế toán tại Công ty và các dự án.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.

PHÒNG KỸ THUẬT

I. CHỨC NĂNG

Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty trong các lĩnh vực, nội dung sau:

  • Xây dựng, quản lý quy trình vận hành hệ thống kỹ thuật tại các dự án.
  • Xây dựng và quản lý quy trình bảo trì bảo dưỡng sửa chữa định kỳ, phát sinh tại các dự án.
  • Quản lý vật tư, thiết bị tại Công ty và tại các dự án.
  • Quản lý an toàn, PCCC, lao động, vệ sinh môi trường tại các dự án.
  • Tham mưu, đề xuất lãnh đạo công ty ký ban hành các quy định về công tác quản lý kỹ thuật tại các dự án.

 

II. NHIỆM VỤ

  • Xây dựng kế hoạch vận hành và bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật tại các dự án.
  • Lên kế hoạch hoạt động cho Bộ phận kỹ thuật Công ty và các dự án, hướng dẫn kỹ thuật cho các hoạt động vận hành và bảo dưỡng theo đúng khuyến cáo của nhà sản xuất.
  • Lên kế hoạch nghiệm thu, bàn giao các hạng mục sửa chữa, thay mới... liên quan đến các hệ thống kỹ thuật của các dự án.
  • Giám sát việc thiết lập và duy trì các hồ sơ lý lịch máy, qui trình vận hành hệ thống hệ thống kỹ thuật tại các dự án.
  • Giám sát và hỗ trợ các bộ phận trong việc thực hiện quy trình quản lý kỹ thuật tại các dự án.
  • Tổ chức, quản lý bộ phận bảo trì, sửa chữa hệ thống kỹ thuật tại Công ty.
  • Báo cáo định kỳ việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
  • Bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu, … thuộc công việc của phòng theo đúng quy định.
  • Tổ chức các buổi đào tạo chuyên môn, huấn luyện kỹ thuật nâng cao tay nghề cho nhân viên kỹ thuật.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.

PHÒNG KINH DOANH – TIẾP THỊ

I. CHỨC NĂNG

Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty trong các lĩnh vực, nội dung sau:

  • Hình ảnh của Công ty.
  • Định vị thương hiệu của Công ty.
  • Công tác tiếp thị kinh doanh.
  • Phát triển thị trường, phát triển thương hiệu.

 

II. NHIỆM VỤ

  • Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu.
  • Công tác nghiên cứu và tổng hợp từ các nguồn thông tin thị trường;
  • Khảo sát khách hàng tiềm năng.
  • Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu.
  • Lập kế hoạch marketing hỗn hợp, nghiên cứu thị trường nhằm đảm bảo mục tiêu đề ra về tổng hợp và khai thác thông tin. Trên cơ sở đề xuất kế hoạch hành động cho từng giai đoạn phát triển của Công ty.
  • Thực hiện công tác tổng hợp nghiên cứu thị trường, đánh giá hiệu quả của các sản phẩm thị trường, loại hình dịch vụ,
  • Thực hiện chiến lược phát triển thị trường, phát triển thương hiệu của Công ty.
  • Quản lý và giám sát công tác in ấn, xuất bản mọi tài liệu liên quan đến marketing, nhằm đảm bảo thống nhất theo quy chuẩn về thiết kế thương hiệu của Công ty.
  • Phân phối các ấn phẩm quảng cáo và truyền thông để quảng bá hoạt động của Công ty cũng như cung cấp và định hướng thông tin cho công chúng.
  • Các chiến dịch truyền thông và quảng bá thương hiệu nhằm khuyếch trương hình ảnh Công ty.
  • Xây dựng và tổ chức các sự kiện thu hút sự chú ý của khách hàng, đối tác và cộng đồng.
  • Quản lý và lưu giữ tranh ảnh, tài liệu cũng như các bộ phim, video về hoạt động của Công ty nhằm đưa ra được bức tranh về hoạt động của Công ty.
  • Xây dựng, duy trì và phát triển văn hóa Công ty, tổ chức sự kiện Công ty, xây dựng phong trào tập thể nhằm nâng cao tinh thần sáng tạo, đoàn kết và chia sẻ của toàn bộ các thành viên trong Công ty.
  • Tổ chức hệ thống thông tin nội bộ nhằm cập nhật tình hình hoạt động của các phòng ban và xây dựng hình ảnh công ty tới tất cả các cán bộ nhân viên trong Công ty;
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.

PHÒNG ĐÀO TẠO

I. CHỨC NĂNG

  • Tham mưu, quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện các công việc trong lĩnh vực đào tạo, hợp tác và phát triển, đảm bảo chất lượng giáo dục của công ty.
  • Hỗ trợ hợp tác với các đơn vị ngoài công ty để phối hợp tổ chức đào tạo học viên.
  • Lên kế hoạch, chương trình, học liệu, tổ chức giảng dạy và xây dựng lịch trình đào tạo tại công ty.

 

II. NHIỆM VỤ

  • Tổ chức khai giảng các khóa đào tạo kỹ thuật viên định kỳ
  • Hỗ trợ truyền thông các khóa học cũng như chương trình học đến các đối tượng tiềm năng.
  • Tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển sinh, hướng dẫn học viên quy trình làm thủ tục, đăng ký khóa đào tạo.
  • Phối hợp các đơn vị liên quan công tác chuẩn bị, giảng dạy cũng như thi cử.
  • Đề xuất và triển khai các kế hoạch đào tạo nhằm đảm bảo chất lượng đào tạo
  • Tư vấn hỗ trợ học viên trong quá trình học, thi cử, đánh giá kết quả và cấp chứng chỉ.
  • Bảo quản lưu trữ hồ sơ học viên theo đúng yêu cầu.
  • Tổ chức tập huấn, đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn cho các nhân viên công ty.
  • Phát triển mối quan hệ hợp tác với các đơn vị liên kết. Khai thác hiệu quả quan hệ hợp tác với các cơ sở đào tạo.
  • Tổng hợp các báo cáo tuyển sinh, báo cáo công tác dạy và học cuối kỳ.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty.

PHÒNG QUẢN LÝ VÀ PHÁT TRIỂN DỰ ÁN

I. CHỨC NĂNG

Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty trong các lĩnh vực, nội dung sau:

  • Tư vấn và hỗ trợ khách hàng trong các công việc liên quan đến công tác quản lý vận hành.
  • Quản lý công việc của Ban quản lý các dự án.
  • Xây dựng quy trình quản lý toà nhà theo các hệ thống chuẩn mực.
  • Nguyên cứu, chỉnh lý, sửa đổi các quy trình quản lý cho phù hợp theo từng dự án.
  • Lập kế hoạch quản lý, dự toán ngân sách, tham gia công tác đấu thầu tại các dự án.

 

II. NHIỆM VỤ

  • Cung cấp quy trình quản lý, biểu mẫu và hướng dẫn cho các Ban quản lý dự án áp dụng vào công tác quản lý tòa nhà.
  • Tham gia tác nghiệp tại dự án trong thời gian đầu tiếp nhận hoặc cần thiết theo từng thời điểm.
  • Tổ chức huấn luyện và đào tạo nghiệp vụ quản lý cho nhân viên thuộc các Ban quản lý dự án.
  • Tổ chức và quản lý công việc của Ban quản lý tại các dự án.
  • Quản lý các hợp đồng và chất lượng dịch vụ của các nhà thầu phụ thuê ngoài: máy phát điện, thang máy, bảo vệ, vệ sinh, diệt côn trùng …. tại các dự án.
  • Giám sát các ban quản lý dự án trong việc đảm bảo quản lý vận hành dự án theo đúng quy trình quản lý đã ban hành và hợp đồng đã ký kết với khách hàng.
  • Tuyển chọn, cung cấp nhân sự theo yêu cầu tại các Ban quản lý dự án.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám đốc giao.

PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ

I. CHỨC NĂNG

Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty trong các lĩnh vực, nội dung sau:

  • Công tác hành chính quản trị – tổng hợp, văn thư - lưu trữ.
  • Tổ chức nhân sự và đào tạo.
  • Công tác lao động và tiền lương.
  • Thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
  • Quản lý công tác bảo vệ.
  • Quản lý công tác vệ sinh môi trường, tạp vụ.
  • Công tác xây dựng cơ bản.
  • Hồ sơ nhân viên.
  • Hồ sơ pháp lý.

 

II. NHIỆM VỤ

1. Công tác văn phòng

  • Thực hiện công tác hành chính, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Soạn thảo văn bản, trình ký các văn bản và chịu trách nhiệm về giá trị pháp lý của các văn bản đó.
  • Thực hiện công tác văn thư, nhận công văn đi đến, mở sổ theo dõi, lưu trữ, photo và phát hành công văn đến các Phòng, Bộ phận, các Ban quản lý các dự án, khách hàng theo đúng thời gian quy định.
  • Theo dõi, quản lý văn phòng phẩm tại Công ty và các dự án.
  • Soạn thảo, quản lý, cung cấp các biểu mẫu hành chánh phục vụ cho công tác quản lý vận hành tại các dự án.
  • Giám sát, hỗ trợ chuyên môn ban quản lý các dự án trong công tác triển khai thực hiện quy trình quản lý vận hành theo quy định của công ty.
  • Quản lý và hướng dẫn các bộ phận khác sử dụng phần mềm quản lý.
  • Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban trong công ty.
  • Cấp giấy phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu, sao y văn bản theo yêu cầu.
  • Công tác hành chính, lễ tân, khánh tiết tổ chức hội nghị và các sự kiện của công ty.
  • Đầu mối giao tiếp với khách đến làm việc, thăm hỏi, ốm đau, hiếu hỷ.
  • Theo dõi trang thiết bị, công cụ dụng cụ tại Công ty và các dự án.
  • Theo dõi hồ sơ pháp lý của công ty.

 

2. Công tác tổ chức, chế độ chính sách

  • Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao động.
  • Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định và quy chế công ty.
  • Thực hiện các báo cáo chuyên đề về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương.
  • Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ, chính sách đối với người lao động: tuyển dụng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, hưu trí, thôi việc…
  • Theo dõi công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật của công ty.
  • Hồ sơ nhân viên: Theo dõi, quản lý hồ sơ cán bộ. Lưu giữ và bổ sung hồ sơ nhân viên kịp thời, chính xác.
  • Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng cao tay nghề cho người lao động.
  • Theo dõi nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể.

 

3. Công tác khác

Thực hiện các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.

 

PHÒNG KẾ TOÁN

I. CHỨC NĂNG

  • Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty trong các lĩnh vực, nội dung sau:
  • Công tác tài chính.
  • Công tác kế toán.
  • Công tác kiểm toán nội bộ.
  • Công tác quản lý tài sản.
  • Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế.
  • Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty, các dự án.
  • Quản lý vốn, tài sản của Công ty, các dự án.
  • Tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn Công ty.

 

II. NHIỆM VỤ

  • Tổ chức thực hiện công tác kế toán của Công ty và các dự án theo quy định của pháp luật hiện hành.
  • Thực hiện các quy định mới về công tác kế toán Công ty và các dự án, lưu trữ các văn bản, tài liệu công văn liên quan.
  • Xây dựng quy chế quản lý quản lý tài chính của Công ty, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện quy chế, đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm của Công ty và các dự án phù hợp với yêu cầu kinh doanh.
  • Thực hiện các công tác và báo cáo liên quan nghiệp vụ thuế.
  • Tổ chức hạch toán, thống kê kế toán, phản ánh chính xác, đầy đủ các số liệu, tình hình luân chuyển vốn trong kinh doanh của Công ty và các dự án.
  • Kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ cho các bộ phận kế toán tại các dự án, kiểm tra việc thanh quyết toán các dự án, hợp đồng kinh tế, thanh toán thu hồi công nợ của Công ty.
  • Đôn đốc, kiểm tra việc chấp hành chế độ báo cáo kế toán thống kê của các dự án, thực hiện báo cáo các cơ quan hữu quan khi có yêu cầu.
  • Định kỳ thực hiện công tác báo cáo tài chính, kiểm kê, đánh giá tài sản trong Công ty, kiến nghị thanh lý tài sản vật tư tồn đọng, kém chất lượng, không có nhu cầu sử dụng.
  • Kiểm soát công tác mua sắm tài sản, công cụ dụng cụ, chi tiêu nội bộ theo quy định của công ty.
  • Phối hợp với các phòng chức năng khác về việc khai thác, sử dụng các tài sản, công cụ dụng cụ của Công ty và các dự án một cách có hiệu quả nhất.
  • Bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu, …thuộc công việc của phòng theo đúng quy định.
  • Phân tích tài chính theo định kỳ và đột xuất.
  • Soạn thảo, xây dựng, đề xuất các bước cải tiến quy trình tác nghiệp. Phối hợp các phòng liên quan xây dựng, triển khai văn bản nghiệp vụ mới, nghiên cứu cải tiến, bổ sung hoàn thiện quy trình hạch toán nghiệp vụ kế toán, quản lý tài chính.
  • Thực hiện các công tác kho quỹ.
  • Tổng hợp các báo cáo tài chính, kế toán tại Công ty và các dự án.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.

 

PHÒNG KỸ THUẬT

I. CHỨC NĂNG

Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty trong các lĩnh vực, nội dung sau:

  • Xây dựng, quản lý quy trình vận hành hệ thống kỹ thuật tại các dự án.
  • Xây dựng và quản lý quy trình bảo trì bảo dưỡng sửa chữa định kỳ, phát sinh tại các dự án.
  • Quản lý vật tư, thiết bị tại Công ty và tại các dự án.
  • Quản lý an toàn, PCCC, lao động, vệ sinh môi trường tại các dự án.
  • Tham mưu, đề xuất lãnh đạo công ty ký ban hành các quy định về công tác quản lý kỹ thuật tại các dự án.

 

II. NHIỆM VỤ

  • Xây dựng kế hoạch vận hành và bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật tại các dự án.
  • Lên kế hoạch hoạt động cho Bộ phận kỹ thuật Công ty và các dự án, hướng dẫn kỹ thuật cho các hoạt động vận hành và bảo dưỡng theo đúng khuyến cáo của nhà sản xuất.
  • Lên kế hoạch nghiệm thu, bàn giao các hạng mục sửa chữa, thay mới... liên quan đến các hệ thống kỹ thuật của các dự án.
  • Giám sát việc thiết lập và duy trì các hồ sơ lý lịch máy, qui trình vận hành hệ thống hệ thống kỹ thuật tại các dự án.
  • Giám sát và hỗ trợ các bộ phận trong việc thực hiện quy trình quản lý kỹ thuật tại các dự án.
  • Tổ chức, quản lý bộ phận bảo trì, sửa chữa hệ thống kỹ thuật tại Công ty.
  • Báo cáo định kỳ việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
  • Bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu, … thuộc công việc của phòng theo đúng quy định.
  • Tổ chức các buổi đào tạo chuyên môn, huấn luyện kỹ thuật nâng cao tay nghề cho nhân viên kỹ thuật.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.

 

PHÒNG KINH DOANH – TIẾP THỊ

I. CHỨC NĂNG

Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty trong các lĩnh vực, nội dung sau:

  • Hình ảnh của Công ty.
  • Định vị thương hiệu của Công ty.
  • Công tác tiếp thị kinh doanh.
  • Phát triển thị trường, phát triển thương hiệu.

 

II. NHIỆM VỤ

  • Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu.
  • Công tác nghiên cứu và tổng hợp từ các nguồn thông tin thị trường;
  • Khảo sát khách hàng tiềm năng.
  • Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu.
  • Lập kế hoạch marketing hỗn hợp, nghiên cứu thị trường nhằm đảm bảo mục tiêu đề ra về tổng hợp và khai thác thông tin. Trên cơ sở đề xuất kế hoạch hành động cho từng giai đoạn phát triển của Công ty.
  • Thực hiện công tác tổng hợp nghiên cứu thị trường, đánh giá hiệu quả của các sản phẩm thị trường, loại hình dịch vụ,
  • Thực hiện chiến lược phát triển thị trường, phát triển thương hiệu của Công ty.
  • Quản lý và giám sát công tác in ấn, xuất bản mọi tài liệu liên quan đến marketing, nhằm đảm bảo thống nhất theo quy chuẩn về thiết kế thương hiệu của Công ty.
  • Phân phối các ấn phẩm quảng cáo và truyền thông để quảng bá hoạt động của Công ty cũng như cung cấp và định hướng thông tin cho công chúng.
  • Các chiến dịch truyền thông và quảng bá thương hiệu nhằm khuyếch trương hình ảnh Công ty.
  • Xây dựng và tổ chức các sự kiện thu hút sự chú ý của khách hàng, đối tác và cộng đồng.
  • Quản lý và lưu giữ tranh ảnh, tài liệu cũng như các bộ phim, video về hoạt động của Công ty nhằm đưa ra được bức tranh về hoạt động của Công ty.
  • Xây dựng, duy trì và phát triển văn hóa Công ty, tổ chức sự kiện Công ty, xây dựng phong trào tập thể nhằm nâng cao tinh thần sáng tạo, đoàn kết và chia sẻ của toàn bộ các thành viên trong Công ty.
  • Tổ chức hệ thống thông tin nội bộ nhằm cập nhật tình hình hoạt động của các phòng ban và xây dựng hình ảnh công ty tới tất cả các cán bộ nhân viên trong Công ty;
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.

 

PHÒNG ĐÀO TẠO

I. CHỨC NĂNG

  • Tham mưu, quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện các công việc trong lĩnh vực đào tạo, hợp tác và phát triển, đảm bảo chất lượng giáo dục của công ty.
  • Hỗ trợ hợp tác với các đơn vị ngoài công ty để phối hợp tổ chức đào tạo học viên.
  • Lên kế hoạch, chương trình, học liệu, tổ chức giảng dạy và xây dựng lịch trình đào tạo tại công ty.

 

II. NHIỆM VỤ

  • Tổ chức khai giảng các khóa đào tạo kỹ thuật viên định kỳ
  • Hỗ trợ truyền thông các khóa học cũng như chương trình học đến các đối tượng tiềm năng.
  • Tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển sinh, hướng dẫn học viên quy trình làm thủ tục, đăng ký khóa đào tạo.
  • Phối hợp các đơn vị liên quan công tác chuẩn bị, giảng dạy cũng như thi cử.
  • Đề xuất và triển khai các kế hoạch đào tạo nhằm đảm bảo chất lượng đào tạo
  • Tư vấn hỗ trợ học viên trong quá trình học, thi cử, đánh giá kết quả và cấp chứng chỉ.
  • Bảo quản lưu trữ hồ sơ học viên theo đúng yêu cầu.
  • Tổ chức tập huấn, đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn cho các nhân viên công ty.
  • Phát triển mối quan hệ hợp tác với các đơn vị liên kết. Khai thác hiệu quả quan hệ hợp tác với các cơ sở đào tạo.
  • Tổng hợp các báo cáo tuyển sinh, báo cáo công tác dạy và học cuối kỳ.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty.

 

PHÒNG QUẢN LÝ VÀ PHÁT TRIỂN DỰ ÁN

I. CHỨC NĂNG

Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty trong các lĩnh vực, nội dung sau:

  • Tư vấn và hỗ trợ khách hàng trong các công việc liên quan đến công tác quản lý vận hành.
  • Quản lý công việc của Ban quản lý các dự án.
  • Xây dựng quy trình quản lý toà nhà theo các hệ thống chuẩn mực.
  • Nguyên cứu, chỉnh lý, sửa đổi các quy trình quản lý cho phù hợp theo từng dự án.
  • Lập kế hoạch quản lý, dự toán ngân sách, tham gia công tác đấu thầu tại các dự án.

 

II. NHIỆM VỤ

  • Cung cấp quy trình quản lý, biểu mẫu và hướng dẫn cho các Ban quản lý dự án áp dụng vào công tác quản lý tòa nhà.
  • Tham gia tác nghiệp tại dự án trong thời gian đầu tiếp nhận hoặc cần thiết theo từng thời điểm.
  • Tổ chức huấn luyện và đào tạo nghiệp vụ quản lý cho nhân viên thuộc các Ban quản lý dự án.
  • Tổ chức và quản lý công việc của Ban quản lý tại các dự án.
  • Quản lý các hợp đồng và chất lượng dịch vụ của các nhà thầu phụ thuê ngoài: máy phát điện, thang máy, bảo vệ, vệ sinh, diệt côn trùng... tại các dự án.
  • Giám sát các ban quản lý dự án trong việc đảm bảo quản lý vận hành dự án theo đúng quy trình quản lý đã ban hành và hợp đồng đã ký kết với khách hàng.
  • Tuyển chọn, cung cấp nhân sự theo yêu cầu tại các Ban quản lý dự án.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám đốc giao.

Bài viết khác

  • Quản lý vận hành tòa nhà
    I. QUẢN LÍ HÀNH CHÁNH     1. Quản lý cư dân Khảo sát thường xuyên, nắm bắt nhu cầu của cư dân để cung…
  • Đào tạo
    I. ĐÀO TẠO     Giải Pháp An Gia hợp tác với các trường dạy nghề có uy tín đào tạo nhân viên kỹ thuật…
  • Bảo trì kĩ thuật
    I. HOẠT ĐỘNG BẢO TRÌ SỬA CHỮA CỦA CÔNG TY   Đây là dịch vụ bảo dưỡng với mục đích giúp cho hệ thống…
  • Nhân sự
    Đối với một doanh nghiệp, nguồn nhân lực là yếu tố cốt lõi để làm nên sự thành công. Không có một…