Giám đốc vận hành
- Đầu mối nhận thông tin, hỗ trợ, hướng dẫn các BQL giải quyết công việc tại dự án.
- Đại diện Công ty tham dự các cuộc họp định kỳ, phát sinh với khách hàng.
- Đầu mối nhận giải quyết các công việc phát sinh vượt thẩm quyền của các Trưởng ban quản lý.
Giám đốc kinh doanh
- Đầu mối xử lý các vấn đề về thời hạn Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành: Ký mới, gia hạn, điều chỉnh.
- Đầu mối xử lý các vấn đề về Hợp đồng bảo trì, thi công: Ký mới, gia hạn, điều chỉnh.
- Nhận công văn của BQT/CĐT, cư dân về công tác quản lý vận hành và dự thảo trình Tổng Giám đốc phản hồi các công văn.
- Đầu mối tổ chức, triển khai các hoạt động khai thác dịch vụ tăng thêm của Công ty.
- Đầu mối tổ chức, quản lý các sự kiện của Công ty.
- Đầu mối tổ chức quản lý hình ảnh của Công ty.
Phòng kỹ thuật
- Hướng dẫn, hỗ trợ công tác kỹ thuật.
- Xử lý sự cố kỹ thuật vượt khả năng xử lý của Bộ phận kỹ thuật tại dự án.
- Thiết lập quy trình vận hành hệ thống kỹ thuật.
- Lập dự toán quỹ bảo trì hệ thống kỹ thuật.
- Đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ kỹ thuật, nghiệp vụ vận hành, sử dụng quy trình vận hành hệ thống kỹ thuật.Hỗ trợ giải quyết các sự cố vượt khả năng giải quyết của Bộ phận kỹ thuật tại dự án.
- Tham gia kiểm tra chất lượng công việc bộ phận kỹ thuật tại dự án.
- Thiết lập, tham gia công tác đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ kỹ thuật cho Bộ phận kỹ thuật tại dự án.
Phòng quản lý chất lượng
- Hướng dẫn sử dụng mẫu biểu, sổ sách, quy định của Công ty
- Đầu mối cập nhật, điều chỉnh, bổ sung hoàn thiện bộ mẫu biểu, sổ sách, quy định, quy trình vận hành của Công ty.
- Hướng dẫn tổ chức hội nghị nhà chung cư, hướng dẫn vận hành, quản lý hệ thống giữ xe tại chung cư.
- Đầu mối tổ chức kiểm tra định kỳ chất lượng quản lý vận hành tại dự án.
- Đầu mối tổ chức nhận quản lý vận hành dự án mới, tổng hợp hồ sơ nhận dự án mới, bàn giao dự án cũ.
- Đầu mối tổ chức công tác đào tạo, huấn luyện nâng cao chất lượng nghiệp vụ các nhân sự, các BQL.
- Phối hợp Phòng HCSN kiểm tra định kỳ chất lượng nhân sự.
Phòng hành chính nhân sự
- Quản lý văn phòng tại văn phòng và các dự án.
- Quản lý công tác văn thư Công ty.
- Quản lý quy trình, quy định, hồ sơ pháp lý Công ty.
- Quản lý nhân sự, hợp đồng lao động, chế độ lao động, tuyển dụng.
- Tổ chức quản lý công tác thực hiện nội quy lao động của Công ty.
- Thiếp lập hệ thống quản lý trên phần mềm Base.
- Cập nhật thay đổi thông tin nhân sự trên phần mềm Base.
- Quản lý công tác chấm công, đánh giá KPI cho nhân viên công ty, tính lương, chi lương.
- Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, đồng phục, thiết bị của Công ty.
- Tổ chức các sự kiện của Công ty, thi đua khen thưởng, kỷ luật.
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về các công tác quản trị nhân lực, tài sản, đánh giá khen thưởng nhân sự.
Phòng tài chính kế toán
- Quản lý vốn, tài chính, kiểm soát các hoạt động tài chính của công ty và dự án.
- Quản lý công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế của công ty và dự án.
- Báo cáo thuế với cơ quan nhà nước theo quy định
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về tính hiệu quả của công tác quản lý tài chính, kiểm soát các chi phí của Công ty và dự án.
Phòng kinh doanh
- Tham gia báo giá, chào thầu, đấu thầu các hợp đồng quản lý vận hành, hợp đồng bảo trì, thi công.
- Quản lý thời gian các hợp đồng quản lý vận hành.
- Quản lý nội dung, các hồ sơ thanh toán liên quan đến hợp đồng bảo trì, thi công.
- Khai thác nguồn thu tăng thêm.
- Đăng bài định kỳ trên Website của Công ty.
- Quảng bá marketing, quản lý hình ảnh, website, về các hoạt động của Công ty.
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chiến lược kinh doanh, phát triển, hình ảnh Công ty.
Ban quản lý
- Tổ chức, thực hiện và quản lý các công việc theo Hợp đồng quản lý vận hành Công ty đã ký với khách hàng.
- Đầu mối thay mặt Công ty làm việc với khách hàng, các đơn vị chức năng tại dự án.
- Thực hiện các chương trình, sự kiện Công ty triển khai.
- Thực hiện các quy định, quy trình Công ty ban hành.
|
